Comment organiser facilement une réunion à Montpellier ?

Montpellier est une ville dynamique. Si vous êtes un de ces professionnels qui a besoin d’organiser une réunion à Montpellier, que vous soyez vous même de la ville ou de l’extérieur, voici notre guide ultime pour que votre réunion à Montpellier se passe au mieux !

1/ Définir l’objectif de votre réunion

Ca peut paraitre évident mais cette étape est trop souvent négligée. Songez-y : combien de fois vous êtes-vous retrouvé dans une réunion où les participants passent du coq à l’âne et où l’objectif initial n’est pas rempli ?

Un objectif d’une réunion doit être clair : définir les modalités d’une opération de vente, faire un bilan de compétence, déchiffrer un rapport complexe pour en déduire des recommandations ou encore effectuer une visioconférence avec un client étranger pour prendre une décision sur un sujet sensible.

Si vous voulez vous donner une idée du coût d’une réunion ratée (et vous faire peur) : multipliez les taux horaires de chacun de vos participants par la durée de votre réunion.

Vous vous rendez alors compte que définir un objectif clair n’est pas une option.

2/ Inviter les bonnes personnes

Pour les mêmes raisons de coûts et d’optimisation de votre réunion à Montpellier, vous devez être sûr que les bonnes personnes sont invitées. Si une personne est oubliée, la réunion devra lui être résumée, si une personne inutile à l’objectif y est conviée, elle perd son temps qu’elle aurait pu mettre à profit ailleurs.

3/Etablir un plan

Le plan n’empêche pas d’être flexible, mais il donne un cadre. La plupart du temps, il commence par un rappel de l’objectif, puis des points à discuter et termine par les actions que chacun doit faire.

4/ Trouver une date et un créneau horaire

Les emplois du temps des professionnels sont parfois chargés. Il est plus simple de trouver une salle disponible en fonction de leurs disponibilités que l’inverse.

5/ Réserver une salle de réunion

Vous avez tout pour choisir une salle : l’objectif de la réunion, le nombre de participants et leurs disponibilités ainsi que le type de réunion. Il faut à présent trouver une salle qui corresponde à tous ces besoins : la capacité, sa disponibilité aux créneaux désirés, son équipement, son décor ou encore son accessibilité.

Nous vous aiguillons vers les salles de réunion de Montpellier les plus adaptées à vos besoins : salles de réunion simple dans la vieille ville, salle de réunion toute équipée pour une visioconférence ou encore salle de réunion au bord de la mer à Palavas les flots. Nous vous assistons également dans les besoins spécifiques pour les services de votre réunion : restauration ou transports par exemple.

6/ Vérifier vos documents et go !

Votre powerpoint est prêt ? Vous avez bien répété votre présentation ou vérifié le plan de la réunion que vous allez animer ? Alors c’est parti ! On croise les doigts pour que votre réunion à Montpellier obtienne les résultats escomptés.