Notre guide pour organiser un séminaire à Montpellier
Montpellier est une ville idéale pour organiser un séminaire. Un climat favorable, une ville moderne à deux pas de la mer proche d’un arrière pays de charme… que demander de plus ?
Mais organiser un séminaire à Montpellier ne s’improvise pas. Si vous ne savez pas par quel bout vous y prendre, voici notre guide.
1/ Définir les objectifs
Chacun a ses raisons d’organiser un séminaire. Est-ce un incentive pour vos équipes de ventes, une occasion de se retrouver entre cadres dirigeants ou un moyen de souder vos franchisés ?
Savoir pourquoi on organise un séminaire est la base qui détermine tout le reste.
2/ Choisir un thème et un budget
Si vous avez bien défini vos objectifs, vous devez déjà commencer à avoir une idée claire de qui va y être convié et de comment le thème va s’articuler autour de vos besoins.
A ce moment précis, vous pouvez commencer à contacter des agences d’événementiel comme Direct Montpellier Plus pour recevoir vos premiers devis et approfondir votre projet.
3/ Choisir une date et un lieu
En fonction des premiers devis que vous allez recevoir, votre agence d’événementiel est en mesure de vous donner des dates pour lesquelles vos salles professionnelles dans Montpellier, vos folies Montpelliéraines ou vos hôtels sont disponibles.
Faites bien attention dans le choix de vos salles : non seulement vous devez penser à leur capacité, leur équipement ou encore leurs services, mais si vous louez des salles professionnelles différentes pour chacune de vos activités (une salle de formation différente d’une salle de conférence par exemple), gardez en tête qu’il faudra organiser les déplacements entre vos activités. Même si se déplacer dans Montpellier est aisé, il est parfois plus avantageux de regrouper les salles professionnelles au maximum pour simplifier l’organisation.
Si tout est OK pour vous, la machine est lancée, vous pouvez envoyer les invitations !
4/ Etablissement du rétroplanning
Vous y êtes. Les invitations sont envoyées, il est maintenant temps de s’attaquer aux détails pour que tout s’emboîte à la perfection les jours J.
Commencez par les impératifs sans lesquels l’événement n’a pas lieu : verser les acomptes à temps aux prestataires est par exemple obligatoire, vous ne voulez pas avoir une salle professionnelle ou un hôtel qui refuse de vous recevoir parce que vous avez oublié de le régler.
Chargez vous ensuite des activités que vous souhaitez organiser : dégustation de vin dans une folie de l’arrière pays, baptême de plongée à Palavas ou encore réservation d’une soirée de gala dans un des nombreux restaurants de la ville.
Les transports sont un point important si vous souhaitez que votre séminaire à Montpellier soit efficace.
5/ Organisation et briefing des équipes d’organisation
Intervenants, équipes de transport, d’accueil, artistes… une réunion de briefing est souvent bienvenue pour être sûr que tout le monde comprenne sa fonction.
6/ Planning individuel des participants
Lorsque tout est prêt, vous pouvez commencer à donner les détails du planning individuel à vos participants. Vous êtes paré !
7/ Relaxez-vous
Si tout a été bien fait en amont, le jour J ne sera pas plus stressant qu’un autre. Encore moins si vous déléguez l’organisation de votre séminaire à une agence d’événementiel comme Direct Montpellier Plus.