Comment organiser une conférence qui marquera les esprits à Montpellier ?

Ah Montpellier, son soleil, son charme, sa proximité de la Méditerranée… Ne vous laissez pas amadouer par sa douceur apparente. A Montpellier comme ailleurs, une conférence à organiser reste un défi qui ne s’improvise pas.

Suivez nos conseils pour que votre conférence à Montpellier se déroule comme dans l’image mentale que vous vous en êtes faite.

1/ Définir un objectif

Une conférence doit avoir un objectif bien précis. Non seulement cela vous aidera à ne pas vous disperser dans son organisation, notamment dans le choix des intervenants, mais surtout une conférence avec un objectif clair sera beaucoup plus attirante pour les participants. Les conférences les plus attirantes sont souvent celles qui répondent à une question ou à un problème, donc n’hésitez pas à utiliser ce stratagème pour en définir l’objectif.

2/ Définir un budget et un moyen de financement

Ce n’est pas le point le plus sexy de l’organisation d’une conférence, mais il est nécessaire, d’autant plus si vous ne comptez pas faire payer les participants. Dans le cas de conférences où l’entrée est payante, essayez de prévoir au plus juste le nombre de participants, sans être trop optimiste, et les moyens de financement alternatifs si vous veniez à manquer de fonds.

3/ Choisir une salle de conférence

L’organisation d’une conférence requiert souvent une salle spécifique qui se réserve longuement en avance. Suivant vos objectifs, vos besoins et les convives que vous attendez, nous vous aidons à trouver la salle de conférence idéale dans Montpellier et ses environs. Le choix final prendra compte de critères comme l’accessibilité de la salle par exemple (en centre ville accessible par transports en commun ou en périphérie avec un grand parking), sa capacité, ses services associés ou encore son équipement. Spécialité Montpelliéraine oblige, nous vous invitons à regarder avec la plus grande attention les “folies” Montpelliéraines qui permettent souvent d’organiser des conférences de taille intermédiaire dans des cadres somptueux avec une accessibilité facile si vos invités sont motorisés. Une conférence dans une de ces bâtisses est toujours un événement qui marque.

4/ Contacter vos intervenants

Que vos intervenants soient des experts de votre domaine ou vos collègues pour un lancement produit, assurez vous de la présence des plus essentiels avant de donner le feu vert final. Lorsque tout est prêt, vous pouvez vous lancer.

5/ Établir un rétroplanning

Ce planning comprendra des éléments différents afférant à la gestion de l’événement jusqu’au jour J : paiement des acomptes des prestataires et intervenants, communication autour de la conférence ou encore le recrutement des équipes extérieures nécessaires à sa tenue.

6/ Répéter avant le jour

J Une conférence est un événement intense. Pour être sûr que tout se déroule bien, une répétition est souvent nécessaire. Vérifier que vos équipes sont bien coordonnées, que les intervenants ont des présentations qui s’accordent avec le planning fixé ou qu’il n’y a pas de problème de dernière minute qui perturberait l’accès à votre conférence.

7/ Profiter

Vous y êtes enfin. Pas de panique, si vous avez respecté nos conseils à la lettre, votre conférence dans Montpellier restera gravé dans les mémoires pendant de longs moments. Vous pouvez à présent vous relâcher et profiter de vos convives. Bonne conférence ! 

www.adanasitesi.com - www.adanaescortaleyna.com - www.adanaescortderin.com - www.adanaescortoznur.com - www.ieski.com - www.mersin24.com - www.mersinescortmelis.com - www.eskisehir1.com - www.storebursa.com - www.mersinportal.net - www.escortmersinli.com - www.usadana.com